Functies binnen een club

Voorzitter, secretaris en penningmeester: een 3-eenheid!

Alle bestuursleden moeten er voor zorgen dat de organisatie goed functioneert. Zij moeten verantwoording afleggen aan de leden van de club en andere betrokkenen. Hoewel bestuursleden samen verantwoordelijk zijn voor het hele beleid, zijn er binnen het bestuur verschillende taken te verdelen. Maar wat zijn die taken eigenlijk en over welke kwaliteiten moeten de bestuursleden beschikken?

Hoewel het bestuur van een sportclubs vaak uit meerdere bestuursleden bestaat, worden hier de drie belangrijkste functies besproken: de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Bij veel clubs blijken de takenpakketen van de bestuursleden te omvangrijk en de functieeisen te hoog. Dus welke taken horen nu bij welke functies en wat voor een eisen moeten worden gesteld?

Wat zijn de taken van bestuursleden?
De voorzitter: leiderschap en uithangbord

De voortzittersfunctie heeft in principe drie belangrijke taken. Allereerst is er emotioneel en inhoudelijk leiderschap. Leiderschap betekent voorop gaan in de strijd en het maken en doen uitvoeren van ‘onmogelijke’ keuzes. Leiderschap zorgt er voor dat de andere leden bereid zijn een stapje harder te lopen. De tweede taak is extern gericht. Een groot deel van de voorzittersfunctie is het vertegenwoordigen van de vereniging. Hij of zij is het uithangbord voor andere verenigingen, de gemeente en sponsoren. Het derde taakveld is het intern ‘managen’ van de organisatie. De voorzitter leidt vergaderingen maar moet ook kijken naar de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie. Ook belangrijk is de motiverende functie van een voorzitter, waaronder het tonen van waardering en het geven van het goede voorbeeld.

De secretaris: het geheugen én het geweten van de club

De secretarisfunctie bestaat eveneens uit meerder onderdelen. Allereerst is de secretaris het geheugen van de organisatie, zowel op de korte als de lange termijn. Concreet betekent dit notuleren, actielijsten maken, administreren (ledenadministratie) en archiveren. Ten tweede moet de secretaris zorgen voor het geweten van de organisatie. Hij of zij moet zich bijvoorbeeld steeds afvragen: corresponderen onze plannen wel met de uitgangspunten van de vereniging? Tot slot bewaakt de secretaris de procedures.

De penningmeester: planning maar geen controle

De penningmeesterfunctie omvat de financiële planning (bijvoorbeeld het maken van een begroting), administratie en verantwoording. Kortom de hele cyclus. Gekoppeld aan de penningmeesterfunctie, maar absoluut in een andere persoon, is de controle van de financiële administratie. Meestal gebeurt dit door een kascommissie of een onafhankelijke derde.

De beschreven functies kunnen verdeeld worden over verschillende personen. Zo kan de secretaris de ledenadministratie door een tweede secretaris laten doen en kan de penningmeester de feitelijke financiële administratie uitbesteden aan een (administratie)kantoor. Zelfs de voorzitter kan zijn taak verlichten door bijvoorbeeld het voorzitten van de vergaderingen aan een ander over te laten.

Wat moeten bestuursleden kunnen?
Eisen stellen aan vrijwilligers is een emotioneel en moeilijk proces. Dit heeft te maken met de angst om potentiële goede vrijwilligers af te schrikken door het stellen van te hoge eisen. Soms wordt gezegd dat een goede motivatie en hart voor de club voldoende zijn. Maar helaas. Motivatie alleen is onvoldoende om als leider de jeugd te begeleiden en met de auto naar de ´uitclub´ te brengen; daarvoor is een rijbewijs nodig. Hetzelfde geldt voor potentiële bestuursleden. Ze moeten geschikt zijn om hun taak te kunnen uitvoeren.
Als we kijken naar de eisen die gesteld worden aan kernvrijwilligers zoals bestuursleden, dan zijn er vier verschillende typen eisen:
1. Harde toelatingseisen die voor alle kernvrijwilligers gelden
Zo zal ieder bestuurslid lid van de club moeten zijn, en kan verplicht worden gesteld dat een algemeen introductiecursus bij de federatie is gevolgd en/of dat de kandidaat van onbesproken gedrag is.
2. Inhoudelijke functie-eisen
Hierbij moet een (subjectieve) beoordeling gegeven worden over de mate waarin iemand de functie inhoudelijk aan kan (wellicht is extra scholing en/of begeleiding nodig). Als dit niet meteen duidelijk is, kan afgesproken worden om bijvoorbeeld zes maanden na aanvang te bepalen in hoeverre de functionaris ondersteuning nodig heeft.
3. Concrete werkafspreken die in het bestuur gelden
Wederzijdse verwachtingen en taakopvattingen spelen hierbij een rol en moeten duidelijk zijn. Aan te raden is om met de potentiële nieuwe functionaris een lijst met onderwerpen langs te lopen. Ook de vaste vergaderavond en het minimum aantal uren en de tijden waarop iemand beschikbaar is, moeten worden besproken.
4. Aanvullende eisen die voor bepaalde functies gelden
Voorbeelden hiervan zijn een diploma voor een coach, leeftijdseisen (penningmeester 18+, jeugdbegeleider 18+) of (on)verenigbaarheid met ander functies.

Vooral het tweede type eisen levert problemen op. Welke karaktereigenschappen en kwaliteiten hebben bestuursleden nodig om hun taak te kunnen vervullen? Een paar richtlijnen:

De voorzitter: liefde voor de sport en open persoonlijkheid
De belangrijkste eigenschap van een voorzitter is dat hij of zij om de sport geeft. Clubs hebben niks aan voorzitters die geen affiniteit hebben met de desbetreffende sport. Dat is de voorwaarde voor leiderschap! Verder is een goede voorzitter open, benaderbaar voor de leden en in staat om in gewone taal uit te leggen waarom de contributie wordt verhoogd of waarom er zoveel geld naar een bepaalde commissie gaat. Bovendien weet een goede voorzitter van de meeste leden hoe het met ze gaat. De externe functie vraagt van de voorzitter de kunst om de club ook objecties te kunnen beoordelen zodat hij of zij kan inschatten hoe derden (gemeenten, sponsors, potientiële leden) tegen de baan en club aan kijken. De voorzitter is het aanspreekpunt voor derden en in het contact met hen is commercieel en politiek gevoel onmisbaar.

De secretaris: punctueel en systematisch
Voorzitter en secretaris moeten elkaar aanvoelen en aanvullen. Waar de voorzitter vaak creatieve ideeën heeft, is het aan de secretaris om die te toetsen aan het algemene club – of baanbeleid. Hij of zij moet in structuren kunnen denken en zal punctueel en systematisch moeten zijn. Het is de secretaris die de bestuurs- en clubafspraken vastlegt en dat moet op een manier gebeuren die voor opvolgers begrijpelijk is. De secretaris zal ook in staat moeten zijn om veel werk te delegeren. Het secretariaat loopt namelijk altijd het risico om de verzamelbak van alle goede ideeën te worden.

De penningmeester: financiële achtergrond vaak onontbeerlijk
In tegenstelling tot de voorzitter is het bij de penningmeester minder noodzakelijk, en in sommige gevallen zelfs niet wenselijk, dat deze met hart en nieren om de sport geeft. Van de drie basisfuncties is die van de penningmeester het meest inhoudelijk. Bij een kleine club zal hij of zij vooral accuraat moeten kunnen werken, bij een (middel)grote club moet de penningmeester toch echt wel een financiële achtergrond hebben. Als de administratie is uitbesteed, is een financiële achtergrond minder belangrijk omdat de accountant kennis van zaken heeft. Als laatste punt geldt dat een goede penningmeester integer is en op een fatsoenlijke en eerlijke manier ´nee´ kan zeggen als het budget geen uitgaven meer toelaat.

De leden van een baan en club verdienen goede bestuurders die bereid zijn verantwoording af te leggen. Met alle kwaliteiten van de leden samen is het voor de gemiddelde club mogelijk om alle uitdagingen aan te gaan! Soms zal specialistische kennis moeten worden ingehuurd maar dat is geen schande, dat doet bijna iedere organisatie.

Voorzitter
Algemene leiding vereniging:
Vertegenwoordiging vereniging naar buiten toe (woordvoerder)
Uitkomen voor de club naar gemeente, provincie, NGF, NVG, pers, sponsors, etc.
Vereniging leiden Algemeen en dagelijks bestuur leiden
Visiebepaling met leden
Zorgdragen voor goede taakverdeling:
Stimuleren en toezicht houden op uitvoering taken
Vergaderingen leiden
Verslag goedkeuren
Advisering bij en stimulering van activiteiten
Kader aanstellen en motiveren
Overeenkomsten afsluiten (sponsors, betaalde krachten)
Aanspreekpunt zijn (bijvoorbeeld tijdens de wedstrijden in het weekend)
Contacten leggen/onderhouden

Secretaris
Organisatie vergaderingen
Alle vergaderingen regelen
Notuleren vergaderingen
Uitnodigingen
Post verwerking/archief beheren
Registratie binnenkomende en uitgaande post
Verspreiding post
Versturen uitgaande post
Beheren officiële stukken
Informatie van NGF doorspelen
Informatie aan NGF doorspelen
Planningen maken Activiteitenlijst maken
Vergaderingen plannen
Deel Ledenadministratie
Up-to-date ledenlijst

Penningmeester
Contributie innen
Overige contributies innen
Begroting opstellen
Bepaling financieel beleid
Meerjarenbegroting opstellen
Jaarbegroting opstellen en controleren
Financiële administratie
Advisering financieel beleid
Activiteitenbegrotingen commissies controleren
Budget voor commissies vaststellen.
Financiële overzichten opstellen (per activiteit, per commissie, totaal)
Financieel jaarverslag maken (in/na overleg met de kascommissie)
Uitgiften doen/ inkomsten genereren
Declaraties checken en uitbetalen
Rekeningen betalen
Uitbetalingen registreren
Inkomsten binnenhalen/controleren/registeren

Vice Voorzitter
Voorzitter vervangen indien nodig
Als de voorzitter plotseling (enige tijd) wegvalt, dan neemt de vice voorzitter automatisch alle taken over. De voorzitter kan ook de vice voorzitter vragen bepaalde taken over te nemen.
Aanwezig bij vergadering
Extra functies (interne zaken/algemeen)
Contacten leggen/onderhouden

De commissies
Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen sportondersteunende commissies en algemeen ondersteunende commissies.
In de categorie sportondersteunende commissies kunnen worden genoemd: de wedstrijdcommissie, de technische commissie, handicap en regelcommissie, de jeugdcommissie.
Algemeen ondersteunende commissies zijn bijvoorbeeld de baancommissie, de websitecommissie, de horecacommissie, de clubhuiscommissie , de communicate- en marketingcommissie, de sponsorcommissie.