Bestuurswissel

Een goede start is het halve werk!

Verenigingsbestuurders spelen een belangrijke rol bij het creëren van een sportief, plezierig en veilig sportklimaat.
Elke vereniging krijgt te maken met bestuurswisselingen. Hoe zorg je dat deze zo soepel mogelijk verlopen? Om een nieuw bestuur een sterke start te
geven, is een goede overdracht van groot belang. Zo waarborg je ook de aandacht voor een veilig en plezierig sportklimaat.

Hoe organiseer je een soepele bestuurswisseling?
Iedere vereniging is anders en ook elke bestuurder heeft zijn eigen profiel. Wel zijn er een aantal best practices bij bestuurswisselingen.
Tip 1. Denk bijtijds na over een wisseling Wacht niet tot het laatste moment. Kijk naar de talenten en competenties van leden binnen de vereniging. Vraag
gericht mensen die geschikt zijn.

Tip 2. Leg zaken met regelmaat vast Leg alle taken van het bestuur en processen in de vereniging vast, bijvoorbeeld in draaiboeken. Doe dit met enige
regelmaat, zodat dit niet vlak voor een vertrek hoeft. Juist dan ontbreekt vaak de motivatie en de tijd. Door zaken duidelijk vast te leggen, leg je een
goede basis voor een nieuw bestuur of bestuurslid om op voort te bouwen.

Tip 3. Werk nieuwe bestuurders goed in Komen er een of meerdere nieuwe bestuurders in een bestaand bestuur?
Zorg dat de zittende bestuurders tijd maken om de nieuwe bestuurders mee te nemen in het reilen en zeilen van de vereniging.

Tip 4. Spreek een overdrachtsperiode af Treedt er een volledig nieuw bestuur aan?
Spreek dan een overdrachtsperiode af. Bespreek ook wat is vastgelegd en
wat nog wordt vastgelegd. Binnen deze periode introduceert het oude bestuur het nieuwe bestuur in:
• de visie en cultuur van de vereniging;
• de functies, verantwoordelijkheden en taken;
• de bestaande afspraken en geschreven regels;
• de ‘ongeschreven regels’ van de vereniging: hoe wordt de cultuur en sfeer binnen de vereniging ervaren en wat is daarbij belangrijk?

Tip 5. Profiteer van de kennis van het oude bestuur
Een bestuurswisseling verloopt niet altijd harmonieus. Soms hebben het oude bestuur en het nieuwe bestuur geen behoefte aan een overdracht. Voor
de vereniging is dit heel erg zonde. Een nieuw bestuur kan flink profiteren van de ervaringen van een oud bestuur. Streef dus altijd naar een zo harmonieus mogelijke
overdracht.

Tip 6. Geef een nieuw bestuur de ruimte
Een oud bestuur heeft ervaring, maar een nieuw bestuur heeft frisse ideeën! Vergeet als oud bestuur niet een nieuw bestuur of bestuurslid alle ruimte te
geven voor de eigen ideeën en werkwijze. Bij een wisseling van de wacht kan het zijn dat het nieuwe bestuur een andere visie heeft. Dit biedt een mooie kans voor verandering.

Hoe leg je een bestuursoverdracht vast?
Een bestuursoverdracht kun je op veel manieren documenteren. Probeer je in de overdracht tot de hoofdlijnen te beperken. Je kunt de verschillende functies,
taken, verantwoordelijkheden en activiteiten vastleggen in de vorm van een draaiboek. Dit scheelt het nieuwe bestuur of bestuurslid veel tijd.

Bestuurswisselingen zijn er in gradaties: van een functieruil tussen twee bestuursleden tot het aftreden van het gehele bestuur. Ook het moment verschilt. Kort na de algemene vergadering (gangbaar bij verenigingen) of tussentijds (gangbaar bij stichtingen). Met deze checklist weet u wat er komt kijken bij een bestuurswissel.

Elk bestuur zou voortdurend bezig moeten zijn met opvolging. Door de opvolging geregeld aandacht te geven, voorkomt u panieksituaties als er een bestuurslid opstapt. Zorg voor goede functieomschrijvingen, leg procedures schriftelijk vast en houd bij op welke data de zittingstermijnen aflopen.
Toestemming algemene vergadering
Bij een vereniging benoemt de algemene vergadering het bestuur. Bestuursleden kunnen wel tussentijds aftreden, maar voor het benoemen van een opvolger moet het bestuur de algemene ledenvergadering bijeenroepen.

√ Kennisoverdracht
Welke processen lopen er en wat moet het nieuwe bestuurslid daar precies voor doen?
Welke relaties onderhoudt het aftredende bestuurslid en welke afspraken zijn daarmee gemaakt?
Welke taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid neemt het nieuwe bestuurslid over?

√ Controle
Is het aftredende bestuurslid bij met de werkzaamheden of is er een achterstand die ingelopen moet worden?
Staan alle afspraken op papier en stemmen zij overeen met de afspraken die op de algemene vergadering zijn gemaakt?
Is de kas, het banksaldo, de voorraad en inventaris conform de administratie? Zoniet, laat de vertrekkende bestuurder de tekorten aanvullen, desnoods uit eigen zak.

√ Aanvaarding
Zorg dat het vertrekkende bestuurslid de door hem of haar afgesloten administraties ondertekent. De nieuwe bestuurder tekent vervolgens ook als bewijs van controle en acceptatie.
Indien de penningmeester vertrekt: draag de kas over aan de nieuwe penningmeester en laat hem of haar in het kasboek tekenen voor ontvangst.

√ Wijziging doorgeven aan KvK en bank
Is uw organisatie ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, dan dient de bestuurswissel binnen een week na plaatsvinden te worden doorgegeven. Dit gaat door middel van een wijzigingsformulier dat u kunt opvragen of op de website kunt invullen. Alleen de bestuursleden die zelf aftreden mogen deze wijziging doorgeven. Zij schrijven zichzelf uit en melden hun opvolgers aan.
Daarna geeft u de wijziging door aan de bank. Vooral voor de tekenbevoegdheid is het belangrijk dat u dit tijdig doet. Vraag na bij uw bank wat u allemaal mee moet nemen, maar een nieuw bestuurslid is in ieder geval verplicht zich te legitimeren.